Publié le : 19 mai 20224 mins de lecture
Le contrat est inséparable de la vie d’une entreprise. Il est obligatoire chaque fois qu’un nouveau partenariat débute. Il en est de même lorsqu’elle embauche un nouvel employé ou lorsqu’elle trouve un nouveau fournisseur. La dématérialisation est un moyen pour faciliter les échanges. Elle devient d’ailleurs un enjeu majeur dans les relations de l’entreprise, aussi bien internes qu’externes.
Numérisation et dématérialisation : pour une meilleure organisation
La dématérialisation devient indispensable pour l’organisation interne de l’entreprise. Le département administratif est le premier bénéficiaire. Comme toutes les données sont stockées ensemble dans un seul système informatique, elles sont bien plus accessibles. Cela est valable pour les contrats sachant qu’une société émet des contrats à longueur d’année. Cela dépend de sa taille, mais même si elle en signe qu’un contrat par mois, les effets de la numérisation sont notables.
L’entreprise évite également les lourdeurs administratives habituelles. Sur le plan organisationnel, cette numérisation des contrats réduit le processus de flux des documents. Les responsables administratifs n’auront plus du mal à les concevoir puisque tout est déjà disponible dans le serveur interne. Même le mode de travail évolue. Tout est bien plus pratique et surtout plus rapide. Oui, plus besoin d’utiliser du papier ou de faire des impressions dorénavant.
Les autres avantages de la dématérialisation
Une entreprise émet et signe régulièrement des contrats. La dématérialisation des contrats allège le travail et permet de fluidifier les échanges. Au niveau de la communication, on parle d’efficacité puisque le processus est bien plus rapide. Les documents sont plus faciles à transmettre parce qu’il n’y a plus de coursier, par exemple. Cela permet également de gagner du temps. Le suivi est assuré. Les coûts liés au stockage sont réduits et tout se fait en ligne.
En plus, le stockage est bien plus facile. Les fichiers sont facilement repérables, faciles à diffuser et à partager. S’il faut les consulter, il n’est plus nécessaire d’effectuer de grandes recherches.
Règles juridiques liées aux contrats numériques
Il faut noter que la loi accorde la même valeur juridique aux contrats papier et aux contrats numériques. La dématérialisation des documents ne pose donc aucun problème d’ordre légal. Elle est même conseillée puisqu’elle offre une meilleure traçabilité de tous les dossiers, surtout des contrats. Tout est même automatisé. Les risques d’erreur, autant dans l’établissement des contrats que dans leur émission, sont réduits.
En cas de litige, l’entreprise ne peut pas prétendre avoir perdu tel ou tel document. Elle pourra aussi fonder une meilleure défense ou trouver de meilleurs arguments en conséquence. Évidemment, la dématérialisation rentre dans le cadre de la digitalisation effective des entreprises.