Aujourd’hui, la dématérialisation des documents est devenue incontournable. Les entreprises se lancent de plus en plus dans ce processus de transformation digitale. En effet, pour une société, la dématérialisation constitue un moyen efficace pour être plus éco-responsable.
La dématérialisation des documents : de quoi s’agit-il ?
Pour une entreprise, la dématérialisation de documents est un processus qui consiste mettre sur des supports numériques les documents matériels comme les papiers. Elle concerne toutes les entreprises notamment les PME et les TPE. Les documents digitalisés sont généralement les fiches produits, les devis, les factures et les contrats. Avec la dématérialisation, les informations sont stockées sous forme de données immatérielles. Il n'est plus nécessaire de chercher dans les classeurs les documents juridiques, financiers ou administratifs. La méthode de dématérialisation permet un accès facile et rapide aux documents digitalisés.
La dématérialisation : pour une société éco-responsable ?
Si les entreprises se lancent de plus en plus dans la démarche de dématérialisation, c’est principalement suite aux nombreux avantages que cette dernière procure. Elle constitue, en effet, un enjeu économique pour chaque société. Les entreprises peuvent faire de réelles économies en approvisionnement de papier, en achat d’encre et en location de matériel d'impression. Une fois les mises sous-plis, les impressions et les photocopies réduites, les coûts de traitements sont aussi réduits. Le traitement des documents dématérialisés est par ailleurs beaucoup plus rapide. Un gain de temps est alors assuré vu que même à distance, le travail collaboratif reste possible et facile. La dématérialisation des documents est une alternative efficace pour chaque société désirant être plus éco-responsable. Elle implique une économie de ressources naturelles telles que le papier, ce qui conduit à la réduction de l’empreinte carbone.
Projet de dématérialisation : comment le réussir ?
Le processus de dématérialisation n’est pas une opération qui s’improvise. Il faut une bonne méthodologie pour réussir à dématérialiser documents. Il va falloir avant tout planifier l’organisation de la dématérialisation. La fixation des objectifs à atteindre ainsi que l'inventaire des besoins sont ce qu’il faut faire. La détermination des règles à respecter, des documents à dématérialiser et des personnes concernées par le projet ne doit pas être oubliée. Une dématérialisation progressive est conseillée. Un changement brusque et complet des habitudes peut, en effet, mettre en péril la bonne marche des activités. Les équipes peuvent rencontrer des difficultés avec une adaptation soudaine. L’idéal est de mettre en œuvre la démarche en fixant une date de début et en accompagnant toutes l'équipe dans ce changement. Pour réussir la dématérialisation, il ne faut pas négliger le contrôle des documents dématérialisés.